Dokumentenmanagement

Den Zugriff auf all eure Unternehmens-Informationen an einem Ort – hier erfährst du wie das geht!

Dokumente per Post erhalten, in verschiedene Abteilungen verteilen und in Aktenordner einsortieren, sowie physisch archivieren. Diesen aufwändigen, fehleranfälligen Prozesse digitalisieren wir mit euch. Wie beraten euch, wie ihr einen Dokumentenlebenszyklus vom Scannen bis zum Archivieren realisiert.

Das alles in eurer gewohnten Microsoft 365 Oberfläche, mit SharePoint Online als DMS Basis ist und mit d.velop documents for Microsoft 365.

Herausforderungen

Lösungen

Informationen ortsunabhängig bereitstellen
Informationen aus verschiedenen Systemen konsolidieren
Wechsel zwischen Anwendungen, um auf die entsprechenden Datensilos zuzugreifen
Informationen finden und bereitstellen
Datensilos aufbrechen
Dokumente werden digital und analog vorgehalten
Dokumente werden doppelt vorgehalten, da Sie Bezug zu verschiedenen Vorgängen haben
Fehlende Gesamtsicht auf komplexe Vorgänge bspw. Kunden- oder Lieferanteninformationen entlang der Wertschöpfungskette
SharePoint dient als DMS Basis ist aber kein professionelles DMS
Papierflut

Inhalte aus dem führenden System in SharePoint bündeln und in Aktenplänen strukturieren
d.velop documents for Microsoft 365 macht deinen SharePoint zu einem professionellen DMS
Datensilos aufbrechen mit Universalzugriff auf Dokumente
User im Kontext ihrer jeweils führenden Anwendung bedienen – SharePoint, Outlook, Office oder Teams
d.velop sidebar: Drag & Drop aus Outlook, Office und Windows Desktop zu SharePoint
360°-Blick über alle Dokumente und Informationen anhand von Metadaten
Automatische Klassifizierung von Dokumenten mit Metadaten

Dokumente schneller finden, mit einer nutzerzentrierten Navigation
Dokumente cloudbasiert weltweit bereitstellen und abrufen
Zugriff auf Informationen auf Basis eines Rechtekonzeptes
Compliance-Konformität: Gesetzeskonforme Archivierung
Revisionssicherheit
Umweltschonend

Basis Aktenstruktur

Das digitale Dokumentenmanagementsystem nutzt die vorhandenen Metadaten eurer Dokumente und Informationen und bildet diese in Aktenstrukturen ab. Ähnlich wie zu einzelnen Aktenordnern in eurem Aktenschrank, werden auch einzelne digitale Akten angelegt. Der große Unterschied ist jedoch, dass Dokumente und Informationen nur einmal vorhanden sein müssen und verschiedene Aktenstrukturen über Metadaten hierauf zugreifen können.

Bei dem Aufbau einer grundlegenden Aktenstruktur helfen wir euch gerne. Spezifische Aktenpläne haben wir euch weiter unten auf dieser Seite in unseren Use Cases aufgeführt.

Beratung Anfordern

Aktenpläne – Use Cases

Neben der Ausarbeitung eurer individuellen Aktenstruktur, können wir euch fertige Aktenpläne bereitstellen und anbieten. Gerne zeigen wir euch diese und beraten euch, wie ihr diese für euer Unternehmen nutzen könnt.