„Der neue digitale Raum schafft einen zentralen Arbeitsort, hebt die physische Trennung zwischen den Standorten auf und es ist uns die Demokratisierung des Wissens(managementprozesses) bei Meravis gelungen – Ziel erreicht.“

Catherine Hahne und Marcel Neure, projektverantwortlich, Abteilung Unternehmensentwicklung

Herausforderungen für meravis

Meravis stand vor der Herausforderung die Informations- und Kommunikationsstruktur sowie die Wissensverarbeitung für die Kolleg*innen einfach und intuitiv an einem Ort zentralisiert zu gestalten und das am besten natürlich smart digital. Zum einen waren die Kommunikationsmöglichkeiten im alten Intranet eingeschränkt und klassisch Top-down organisiert und wenig Interaktionsmöglichkeit, zum anderen war der Zugriff auf Informationen durch technische Hürden nicht immer einfach.

So war das Teilen von Unternehmensnews aufwendig und aufgrund der Komplexität nur bestimmten Mitarbeitern vorbehalten. Außerdem war eine VPN-Verbindung für den Zugriff nötig. Eine zusätzliche Hürde, die vor allem mobile Mitarbeiter davon abhielt das Intranet intensiver zu nutzen.

Es musste eine Lösung her, welche das Schaffen und Teilen von Wissen und Informationen ermöglicht. Mitarbeiter sollten in die Lage versetzt werden, selbst Informationen in Ihrer Abteilung oder auch Unternehmensweit zu teilen. Die Fähigkeit, selbst Wissen zu schaffen, zu strukturieren und wieder für alle zur Verfügung zu stellen, stand somit im Fokus. Die sogenannte Demokratisierung der Informations- und Wissenskultur sollte bei Meravis erfolgen. Zusätzlich befeuert wurde das Projekt durch Themen, wie Desksharing (situative Auslastung der Büroarbeitsplätze) und die bessere Nutzung von gemeinsam genutzten Kollaborationsräumen. Es war klar, dass der physischen Umstrukturierung in gemeinsam nutzbaren Arbeitsräumen, eine einfach zu nutzende und voll digitale Arbeitswelt vorausgehen muss. Durch die Pandemie getrieben, wurde schon verstärkt auf die Microsoft 365 Welt gesetzt und insbesondere Microsoft Teams wurde intensiv genutzt, um die Kommunikation aufrecht zu erhalten. Die Lösung sollte sich also nahtlos in dieses Konstrukt einfügen, sich mit der bestehenden Toollandschaft vernetzten, einen Knotenpunkt bzw. Cockpit liefern –  und die angesprochenen Mehrwerte liefern.

Unsere Lösung

Powell 365 setzt genau an diesen Punkten an. Eine Plattform, die sich nahtlos in die Microsoft Welt einfügt und die Basis für eine offene Wissens- und Informationskultur legt. Dadurch wird die intrinsische Motivation der Mitarbeiter gefördert und jene fühlen sich mehr einbezogen, mehr motiviert.
Powell 365 gliedert sich in 2 Produkte auf und bietet mit Powell Intranet die Anlaufstelle für die Mitarbeiter als digitaler Arbeitsplatz und mit Powell Teams die Plattform, damit Teams Governance und LifeCycle Management in immer größeren Team-Anzahlen keine Organisations- und Sicherheitsprobleme aufwerfen.

Nutzen und Mehrwerte für meravis

Im ersten Schritt kam für meravis Powell Intranet zum Tragen und damit wurde ein ganzheitlicher Modern Workplace als Einstieg für die Kolleg*innen geschaffen: Wissensdatenbank, Informationsbeschaffung über verbindliche Kommunikationskanäle (endlich keine Rundmails mehr) und aktive Teilhabe der Kolleg*innen werden ermöglicht. Außerdem ist die zentrale Anlaufstelle auch in Teams integriert und kann innerhalb eines einzelnen Teams aufgerufen werden, um den Zugriff aus Teams heraus zu ermöglichen.

Es können jetzt eigenständig News-Beiträge verfasst werden und die Kolleg*innen über neueste Entwicklungen aus dem Standort, der Abteilung oder dem Team informieren. Auch kann das Wissensmanagement jetzt durch die Mitarbeiter besser gesteuert und erweitert werden. Es wurde eine Wissensplattform basierend auf den Funktionalitäten von Powell 365 aufgebaut und nun ist das Wissen besser zu finden, hinzuzufügen und insgesamt besser zu administrieren.

Insgesamt ist so eine bessere kommunikative Teilhabe aller meravis Kolleg*innen möglich und der neue digitale Arbeitsplatz ist nicht mehr zum Konsumieren da, sondern wird zur Kollaboration genutzt.

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