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„ Der Erfolg von HOFF und Partner hängt nicht davon ab, dass täglich 70 Leute dieselbe Adresse aufsuchen, sondern darauf, wie vernetzt wir sind – sowohl als Team, als auch über intelligente digitale Lösungen. Das HOFFice 3.0 ist ein Grundpfeiler dieser neu vernetzten Art zu arbeiten. “

Ingo Hoff, Geschäftsführer HOFF und Partner

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Schlüsselfertige und zeitgerechte Baukonzepte für Gewerbe- und Industrieimmobilien sind seit über einem halben Jahrhundert die Expertise von HOFF und Partner.

Kunden profitieren hierbei von der digitalen Ausrichtung und dem Expertenwissen. Doch nicht nur Kunden von HOFF und Partner sollen von der digitalen Ausrichtung profitieren, sondern im speziellen auch die Mitarbeitenden von HOFF und Partner.

Herausforderungen und Planung

HOFF und Partner stand vor der Herausforderung die digitale Zusammenarbeit auf ein neues Level zu heben. Es stand die Aktualisierung der internen Zusammenarbeitsplattform (HOFFice) an und dabei kam die Überlegung auf, diese nicht nur zu aktualisieren, sondern direkt auf Cloud-Systeme umzusteigen. Die Plattform basierte auf SharePoint on-premises und diente lange Jahre als digitale Kollaborationsplattform, welche auch in der Strukturierung von Projekten gute Dienste leistete.
Durch neue Kollaborationsmöglichkeiten wie z. B. durch Microsoft Teams und die hohe Integrationsfähigkeit der Cloud-Dienste, bot die Microsoft-365-Plattform neue, noch integrativere Möglichkeiten der Zusammenarbeit, welche HOFF und Partner gerne nutzen wollte.

Im Zuge des Austausches mit HOFF und Partner stellte sich heraus, dass die ersten Microsoft 365 Tools, wie bspw. Microsoft Teams, bereits eingesetzt wurden. Daher entstand die Überlegung für den Aufbau eines Modern Workplace auf Basis von Microsoft 365. Hierbei sollten die Synergieeffekte der Microsoft 365 Cloud und die Vernetzung der einzelnen Tools genutzt werden. Der Modern Workplace sollte alle unternehmens- und arbeitsrelevanten Informationen enthalten und falls nötig, Absprungpunkte in vorhandene Software-Lösungen bieten. Ebenso sollte die Zusammenarbeit weiter digitalisiert und optimiert werden.

Schnell waren alle Projektbeteiligten derselben Meinung: Der neue Modern Workplace für HOFF und Partner muss geplant und auf Microsoft 365 realisiert werden.

Als Basis des Modern Workplace soll ein Intranet dienen, welches technisch auf SharePoint Online aufsetzt. Hierüber soll die Kommunikation mehr in den Fokus rücken. Im speziellen geht es darum alle Mitarbeitenden im Unternehmen mit News zu versorgen. Sowohl News aus der Geschäftsführung als auch Informationen aus einzelnen Abteilungen sollen die Mitarbeiter unabhängig vom konkreten Arbeitsplatz jederzeit erreichen können.

Auch die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden sollte weiter verbessert werden, indem eigene Arbeitsbereiche für die jeweiligen Abteilungen geschaffen werden sollten. Wichtig im Gesamtkonstrukt war hierbei, dass der nutzerzentrierte Modern Workplace schnell zu realisieren ist und einfache redaktionelle Anpassungen ermöglicht.

Realisierung – Unsere Lösung für HOFF und Partner

Auf Basis der gemeinsamen Planung ergab sich: Der Weg mit Microsoft 365 als Basis für den Modern Workplace ist der Richtige. Der erste Baustein des Modern Workplace war der Aufbau eines nutzerzentrierten Intranets mit dem Schwerpunkt der Kommunikation und Informationsverteilung. Schnell war klar, dass der neue digitale Arbeitsplatz, der übrigens HOFFice 3.0 genannt wird, zunächst in einer hybriden SharePoint Umgebung aufgebaut wird. Aufgrund der Komplexität der Projektmanagement Lösung in der SharePoint 2013 on-premises Umgebung wird dieser Teil des Intranets auf die neue SharePoint 2019 on-premises Umgebung migriert und gleichzeitig in ein neu gestaltetes Social Intranet auf Basis von SharePoint Online integriert. Um das Intranet schnell zu realisieren und eine möglichst einfache Redaktion, sowie Nutzer-Führung zu ermöglichen entschied sich HOFF und Partner dazu, Powell Intranet als Erweiterung von SharePoint Online einzuführen. In kurzer Zeit wurden separate Bereiche für Projektteams und Abteilungen bereitgestellt, welche durch eine Template-Funktion zentral steuerbar sind. Im neuen Intranet ist es nun außerdem einfach möglich wichtige Informationen und Dokumente, aber auch passende Ansprechpartner aus den verschiedenen Bereichen zu finden und direkt zu kontaktieren. Auch Informationsseiten zu aktuellen Projekten und allgemeine Zahlen, Daten und Fakten sind nun für alle Kollegen und Kolleginnen bei HOFF und Partner im Intranet einsehbar. Im Bereich Mitarbeiter-Benefits sind alle Mehrwerte für die Mitarbeitenden strukturiert aufgelistet und es gibt einen digitalen Begegnungsraum für die Auszubildenen in dem Kommunikation und Kollaboration möglich ist.

„Niklas (Niklas Segbers, Gründer, Geschäftsführer und tagtäglich in Kundenprojekten unterwegs) hat „mit der HOFF-Brille auf der Nase“ eingetretene Denkpfade verlassen. Bestehende Lösungen hat er mit uns neu gedacht, intuitiver und attraktiver designed und responsiv bereitgestellt.

Simone Rihm, Unternehmenskommunikation / Assistenz der Geschäftsführung und mitverantwortlich für das Projekt HOFFICE 3.0

Weiterhin wurden die Synergieeffekte von Microsoft 365 genutzt und das Intranet wurde in die zentrale Kommunikationsplattform Microsoft Teams eingebunden, sodass jeder User die für sich wichtigen Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort nutzen kann. Damit jedoch nicht alle Informationen in der gesamten Belegschaft öffentlich sind, wurde ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept aufgebaut und angewandt. So sind beispielsweise Daten aus der Personalabteilung auch nur für die HR-Abteilung sichtbar. Im Zuge des Aufbaus des Intranets, mit dem übergeordneten Ziel eines Modern Workplaces, ändern sich auch bestehende Prozesse, sodass die Prozessdigitalisierung mit der Microsoft Power Platform parallel initiiert wurde. Beispielsweise wurde der Urlaubsantragsprozess durch einen mehrstufigen, digitalen Freigabeprozess abgelöst. Nach der Realisierung des Intranets auf Basis der ersten Planungen, wurden ausgewählte Daten aus der alten SharePoint 2013 Umgebung übernommen und zu SharePoint Online migriert.

Nutzen und Mehrwerte für HOFF und Partner

Durch die Ausrichtung auf Microsoft 365 und Powell Intranet wurde die optimale Basis für einen nutzerzentrierten Modern Workplace geschaffen. Erste Synergieeffekte sind bereits erkennbar und schaffen klare Mehrwerte:

• Optimierte Kommunikation
• Verbesserte Informations- und Dokumententransparenz
• Verbesserte und optimierte digitale Zusammenarbeit intern und extern
• Erweiterte Prozessdigitalisierung und -automatisierung

Alle Mitarbeitenden werden involviert und stets über neue Projekte und Neuigkeiten informiert. Ihnen steht eine optimierte zentrale Informationsplattform mit allen relevanten Informationen und Dokumenten zur Verfügung. Dieser zentrale Einstiegspunkt in die tägliche Arbeit jedes Einzelnen ist mobil nutzbar und bietet eine einfache und benutzerfreundliche Oberfläche. Natürlich ohne zusätzliche Anmeldung und ohne die Notwendigkeit eines VPN-Zugangs oder Terminalservers. Durch die bereits vorhandene Microsoft-365-Lizensierung ist die SharePoint-Online-Nutzung inkludiert und es müssen keine zusätzlichen Microsoft Lizenzen erworben werden.

Schon nach kurzer Zeit ist zu erkennen, dass die Komponenten Intranet und Teams ineinandergreifen und durch die Prozessplattform von Microsoft (Power Platform) die tägliche Arbeit bei HOFF und Partner digitaler und automatisierter gestaltet wird. Eben ein Modern Workplace oder genauer gesagt: ein moderner, zeitgerechter und digitaler Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden bei HOFF und Partner.

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