ERFOLGSGESCHICHTE
UNTERNEHMENSPROFIL
ProSiebenSat.1 PULS 4 ist eine führende österreichische Mediengruppe und Teil der ProSiebenSat.1 Media SE. Mit rund 500 Mitarbeitenden entwickelt, produziert und vermarktet das Unternehmen Inhalte für TV, Streaming und digitale Plattformen. In einem dynamischen Umfeld mit zahlreichen Projekten, beteiligten Fachbereichen und engen Zeitplänen sind effiziente Prozesse und eine reibungslose Zusammenarbeit entscheidend. Die Kampagnenplanung bildet dabei eine zentrale Schnittstelle zwischen Projektmanagement, Produktion und weiteren Stakeholdern und stellt hohe Anforderungen an Transparenz, Datenqualität und Geschwindigkeit.
Wenn Kampagnenplanung wächst, wächst Excel selten mit. Genau an diesem Punkt stand ProSiebenSat.1 PULS 4: Die Produktions- und Auftragsliste für Kampagnenbestandteile war ausschließlich in Excel organisiert. Das funktionierte. Bis es nicht mehr funktionierte. Denn mit jeder zusätzlichen Abstimmung, jeder neuen Version und jeder manuellen Korrektur stiegen Fehleranfälligkeit und Aufwand spürbar an.
Das Ziel war deshalb nicht „ein besseres Excel“, sondern ein zentraler, nachvollziehbarer Prozess, der Mitarbeitende führt, Daten konsistent hält und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen vereinfacht.
ProSiebenSat.1 PULS 4 arbeitet in einem Umfeld, in dem Zeitdruck, viele Beteiligte und wiederkehrende Abstimmungsschleifen zum Alltag gehören. Die Kampagnenplanung ist dabei ein kritischer Knotenpunkt: Sie verbindet Projektmanagement, Produktion/Korrektur und weitere Stakeholder und muss trotzdem schnell, verlässlich und transparent bleiben.
AUSGANGSLAGE
Die Ausgangssituation war geprägt von typischen Symptomen einer gewachsenen Excel‑Planung:
Zum einen fehlte die fachliche Führung im komplexen Tabellenkonstrukt. Nutzende hatten zwar Daten, aber keinen geführten Ablauf. In der Praxis bedeutete das: viel Interpretationsspielraum, uneinheitliche Arbeitsweisen und ein hoher manueller Pflegeaufwand.
Zum anderen entstanden parallel unterschiedliche Versionen der Planungsdatei. Mehrere Datenstände im Umlauf sind nicht nur unübersichtlich, sondern kosten Zeit, weil Rückfragen, Abgleiche und Korrekturen zur Daueraufgabe werden.
Hinzu kamen fehlende Validierungsmechanismen (z. B. Pflichtfelder/Logiken), eine uneinheitliche Datenstruktur/Nomenklatur und die Konsequenz daraus: Die Planung musste regelmäßig manuell in Projektmanagement‑Tools überführt werden. Ein zusätzlicher Schritt, der wiederum Effizienzverluste und Fehler begünstigte.
ZIELSETZUNG
ProSiebenSat.1 PULS 4 wollte die Kampagnenplanung so aufstellen, dass sie im Alltag verlässlich funktioniert und nicht nur im Idealfall. Im Kern ging es um drei Dinge:
1) Zentralität und Transparenz. Eine Lösung, in der alle Beteiligten mit demselben Datenstand arbeiten. Abteilungsübergreifend und nachvollziehbar.
2) Geführte Prozesse statt Interpretationsspielraum. Nutzende sollten durch Eingaben und Arbeitsschritte geleitet werden, sodass weniger Rückfragen und weniger Korrekturschleifen entstehen.
3) Ressourcenschonung im Projektmanagement. Wenn Fehlerquellen sinken und Daten konsistent sind, kann sich Projektmanagement stärker auf Steuerung und Umsetzung konzentrieren statt auf manuelle Nacharbeit.
WARUM ADDHUCATE
Der Impuls kam aus der internen IT: Dort bestand der Wunsch nach einer Lösung, wie sie bereits in anderen Projekten mit addhucate erfolgreich umgesetzt wurde. Entscheidend war dabei nicht nur Technologiekompetenz, sondern ein Vorgehen, das sich eng am Alltag orientiert.
LÖSUNGSANSATZ
Statt direkt „loszubauen“ startete addhucate mit einer strukturierten Anforderungsaufnahme. In Workshops wurden Nutzergruppen, fachliche Anforderungen und technische Rahmenbedingungen erfasst. Das Ziel: nicht nur Symptome zu behandeln, sondern den tatsächlichen Prozess, inklusive Abhängigkeiten und typischer Fehlerstellen zu verstehen.
Darauf folgte die Überführung in eine technische Umsetzung, inklusive Mockups für die Nutzerführung, Architekturplanung und Aufwandsanalyse. Wichtig war dabei, den späteren Nutzerfluss so zu gestalten, dass er im Alltag funktioniert: klar, logisch, geführt.
UMSETZUNG
Die Umsetzung wurde bewusst in klaren Meilensteinen organisiert. Das half, Komplexität zu reduzieren und früh Feedback aus der Praxis einzubauen.
Im ersten Schritt wurden die technischen Grundlagen geschaffen: Systeme aufgebaut, Berechtigungen geregelt und eine solide Basis für die Zusammenarbeit gelegt.
Darauf aufbauend entstand die technische Basis der Lösung. Inklusive Datenhaltung (über SharePoint) und einer Layout-/Oberflächenstruktur (über Power Apps), die den späteren Prozess abbildet.
Im nächsten Schritt wurden Datenverbindungen und Logiken integriert: Die App wurde an die Datenquelle angebunden, Oberflächen ergänzt und die Nutzerführung iterativ verfeinert.
Zum Abschluss stand die Finalisierung: Funktionen wurden auf Basis konkreter Testdaten geprüft, technische Prozesse abgeschlossen und die Anwendung in den produktiven Einsatz überführt.
Begleitet wurde das Ganze durch regelmäßige Regelmeetings, kurze Feedbackschleifen und gemeinsames Testen – inklusive Testkatalog und klarer Abstimmung. Das Ergebnis: eine Lösung, die nicht „am Reißbrett“ entsteht, sondern mit den Menschen, die später täglich damit arbeiten.
Die Lösung wurde im Microsoft‑365‑Kontext umgesetzt und durch weitere Tools in der Zusammenarbeit ergänzt. Genannt wurden dabei:
ERGEBNIS & MEHRWERT
Nach Projektabschluss wurden insbesondere diese Effekte hervorgehoben:
Mehr Kontrolle über Vorlagen und Daten – zentral und mit weniger Personen verwaltet. Dadurch sinken typische Fehlerquellen, die zuvor aus Versionen, manuellen Pflegeprozessen und fehlender Struktur entstanden.
Ressourcen im Projektmanagement können sinnvoller eingesetzt werden. Wenn der Prozess geführt ist und Daten konsistent sind, reduziert sich die Nacharbeit und die Steuerung wird planbarer.
Auch auf Lösungsebene wurde der Mehrwert klar benannt: eine funktionierende Lösung des angefragten Problems mit reibungsloser Abwicklung und als übergeordnetes Ergebnis eine neue, wartbare Lösung, zukunftsweisende Technologie, weniger Medienbrüche sowie ein „Single Point of Truth“ als gemeinsame Grundlage.
Wir haben nach dem Projekt gefragt: Welches Merkmal unterscheidet addhucate von Wettbewerbern und/ oder euren bisherigen Microsoft Beratern?
Und diese Antwort bekommen:
„Sehr gute Vorbereitung und Führung durch das Projekt.“
ZUSAMMENARBEIT
Neben dem Ergebnis ist ein Punkt besonders wertvoll für eine Erfolgsgeschichte: die Art der Zusammenarbeit.
So wurde beschrieben, dass die Zusammenarbeit sehr angenehm und transparent war und Dinge schnell und auf kurzem Wege möglich wurden. Das passt zu unserem addhucate‑Anspruch, Projekte partnerschaftlich und umsetzungsstark zu führen.
FAZIT & AUSBLICK
Nach dem Go‑Live ist vor der Skalierung.
Was jetzt ansteht: Stabilisierung des Tools im Alltag, interne Schulungen für Nutzende durch Multiplikatoren sowie perspektivisch eine Erweiterung über Schnittstellen in weitere Subsysteme. Damit bleibt die Lösung nicht statisch, sondern kann mit Anforderungen wachsen. Und das, ohne in alte Muster zurückzufallen.
