ERFOLGSGESCHICHTE
Julia Preukschas,
Marketing & PR- Referentin STEP-G
UNTERNEHMENSPROFIL
Die ST Extruded Products Group (STEP-G) zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Aluminium-Strangpressprofilen und bietet umfassende Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Mit einer beeindruckenden Historie, die bis ins Jahr 1915 zurückreicht, steht STEP-G für innovative und nachhaltige Leichtbaulösungen aus Aluminium, die in anspruchsvollen Industrien wie der Luft- & Raumfahrt, der Automobilindustrie, im Schienenfahrzeug- und Maschinenbau sowie im Bauwesen zum Einsatz kommen. Das Unternehmen beschäftigt rund 1.000 engagierte Mitarbeitende an Produktionsstandorten in Deutschland, Belgien und China und zeichnet sich durch eine kontinuierliche Innovationskraft und ein starkes Engagement für Qualität und Kundenzufriedenheit aus.
Julia Preukschas, Projektverantwortliche auf Kundenseite, beschreibt die Ausgangssituation wie folgt: „Unser bisheriges Intranet wurde nicht mehr supportet. Wir mussten eine neue Lösung finden, damit unsere interne und standortübergreifende Kommunikation sowie unsere Workflows auch zukünftig sicher und stabil funktionieren.“
Zudem gab es bisher keine Möglichkeit, auf Beiträge zu reagieren oder Feedback zu geben. „Die Kommunikation war sehr einseitig, News konnten hauptsächlich nur vom Marketing eingestellt werden und eine Zeitplanung für Veröffentlichungen gab es nicht.“
STEP-G entschied sich daher, das bestehende Intranet grundlegend zu modernisieren und auf Basis von SharePoint Online neu aufzubauen. Ziel war ein modernes, interaktives Intranet, das die interne Kommunikation verbessert und alle Mitarbeitenden einbindet – auch jene ohne festen PC-Zugang an den Produktionsstandorten.
„Eine unserer größten Aufgaben war, zunächst zu definieren, was wir konkret brauchen und uns für die Zukunft wünschen“, so Preukschas. „Unterschiedliche Abteilungen hatten unterschiedliche Anforderungen, und wir mussten Fürsprecherinnen und Fürsprecher für das Projekt gewinnen, um Kolleginnen und Kollegen zum Mitmachen zu motivieren.“
Aus dem Anforderungskatalog ergaben sich mehrere zentrale Ziele für das neue STEPnet-Intranet:
Angesichts der komplexen Anforderungen und des engen Zeitplans suchte STEP-G einen Partner, der technische Expertise mit einem Verständnis für Kommunikation verbindet.
„Der Kontakt zu addhucate kam über unsere Kommunikationsberaterin Steffi Gröscho zustande“, berichtet Julia Preukschas. „Uns hat das Konzept überzeugt, den Relaunch mit einem Kommunikationskonzept zu verbinden und dabei sowohl technisch als auch kommunikativ begleitet zu werden.“
„Bei der Präsentation konnte uns addhucate am stärksten überzeugen, weil unsere Anforderungen verstanden wurden und darauf basierend ein konkretes Konzept mit passenden Lösungsvorschlägen vorgestellt wurde.“
DER GEMEINSAME WEG
Die Zusammenarbeit zwischen STEP-G und addhucate begann mit einer umfassenden Strategiephase, die darauf abzielte, eine solide technische und organisatorische Grundlage für ein modernes, digitales Intranet zu schaffen.
Alexander, Business Development Manager bei addhucate, beschreibt die Herangehensweise so:
„Uns war wichtig, die strategischen Anforderungen von STEP-G in ein klares technisches Fundament zu übersetzen. Dazu gehörten Themen wie Mobile First, CD-konformes Design und intuitive Nutzeroberflächen, aber auch die Frage, wie sich alle Mitarbeitenden – auch jene ohne PC-Zugang – aktiv einbinden lassen.“
Auf dieser Grundlage entwickelte addhucate gemeinsam mit STEP-G und der Agentur perlrot ein Konzept, welches alle technischen, organisatorischen und prozessualen Anforderungen berücksichtigte.
„Am Anfang war die Zusammenarbeit herausfordernd, weil nicht klar war, wer unsere Hauptansprechperson ist“, erinnert sich Preukschas. „Teilweise mussten Informationen mehrfach weitergegeben werden.“
„Nachdem das Projektteam auf beiden Seiten verkleinert wurde und Henrike unsere feste Ansprechpartnerin war, funktionierte die Zusammenarbeit sehr gut. Die meisten Anliegen wurden kurzfristig umgesetzt, und wir erhielten immer zeitnahes Feedback, sodass das Projekt stetig voranschritt.“
Durch diese klare Rollenverteilung konnte sich das gemeinsame Projektteam stärker auf die inhaltliche Ausrichtung und Zielsetzung konzentrieren.
Henrike von addhucate, Lead Consultant im STEP-G Projekt, beschreibt diesen Schwerpunkt so:
„Die zentralen Pain Points waren die Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens, der Einbezug der Mitarbeitenden an allen Standorten und in den Werken. Ebenso wichtig war es, Offenheit und Transparenz zwischen den Abteilungen zu fördern und standortspezifische Neuigkeiten sichtbar zu machen.“
Im Mittelpunkt der Strategie standen unter anderem folgende Ziele:
Durch diese strategische Ausrichtung und eine enge Abstimmung im Projekt entstand ein strukturiertes Vorgehen, welches die technologischen Möglichkeiten von Microsoft 365 mit den konkreten Anforderungen und Prozessen von STEP-G verband.
Das Intranet wurde im Frühjahr 2024 erfolgreich eingeführt. Seit dem Projektabschluss steht addhucate STEP-G bei Bedarf weiterhin beratend zur Seite.
„Wir sehen deutlich mehr Beteiligung im Intranet“, berichtet Julia Preukschas. „Verschiedene Abteilungen stellen Neuigkeiten ein, es werden mehr Informationen geteilt, und einige Kolleginnen und Kollegen interagieren mit Likes und Kommentaren. Das ist ein schönes Feedback für die Beitragserstellenden.“
Das Ergebnis ist eine transparente Kommunikation, eine zentrale Ablage von Dokumenten, die für alle Mitarbeitenden zugänglich ist, sowie eine zentrale Plattform für den Zugang zu anderen Systemen.
„Der größte Nutzen aus der Zusammenarbeit mit addhucate liegt für uns in der guten Umsetzung unserer Anforderungen und in der Integration unserer spezifischen Wünsche in ein neues, zeitgemäßes Intranet“, fasst Preukschas zusammen.
Seit dem Go-Live wächst die Zahl der Redakteurinnen und Redakteure kontinuierlich, ebenso wie die Motivation, eigene Beiträge zu erstellen. Das zeigt, dass das neue Intranet nachhaltig angenommen wird – auch über den Projektabschluss hinaus.
Für zukünftige Projekte zieht Julia Preukschas klare Learnings: „Wir haben gelernt, Anforderungen von Beginn an klar zu definieren und regelmäßig nachzuverfolgen. Außerdem ist es wichtig, eine feste Ansprechperson auf beiden Seiten zu haben, die Aufgaben klar verteilt und einen offenen Austausch sicherstellt.“
Auch aus der Schlussphase des Projekts nimmt STEP-G wertvolle Erfahrungen mit: „Zum Ende des Projekts kam es zu Unstimmigkeiten zwischen den beteiligten Dienstleistern, die sich kurzfristig auf die Zusammenarbeit auswirkten“, so Preukschas. „Diese Situation war für uns als Kunde beider Seiten herausfordernd. Wir haben daraus gelernt, wie wichtig ein offener, professioneller Umgang mit Differenzen ist – gerade dann, wenn mehrere Partner gemeinsam an einem Projekt arbeiten.“
Dank der direkten Kommunikation konnten die offenen Punkte geklärt und das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden.
Für die Zukunft sind keine neuen großen Anpassungen geplant. STEP-G optimiert das Intranet eigenständig weiter und setzt dabei auf kleinere Verbesserungen und Quick Wins. addhucate unterstützt punktuell bei technischen oder strategischen Fragen.
Bisher eingesetzte Technologien:
